Анализ использования архивных документов

Анализ использования архивных документов имеет два основ­ных направления:

исследование интенсивности использования;

исследование эффективности использования.

Данные анализа интенсивности и эффективности использова­ния документов лежат в базе всестороннего маркетинга дея­тельности архива по оказанию информационных услуг.

Интенсивность использования документов.Ублажение по­требностей общества в документной инфы — основная со­циальная функция архивов. Анализ закономерностей Анализ использования архивных документов использова­ния документов лежит в базе планирования всех направлений деятельности архива. Но в особенности принципиально знать более ин­тенсивно применяемые фонды, темы, периоды и виды источни­ков для организации работы по созданию и совершенствованию системы научно-справочного аппарата в архиве. Интенсивность использования документов измеряется в абсолютных величинах, которыми являются Анализ использования архивных документов:

количество воззваний юзеров в архив за год;

количество воззваний по целям использования;

категории потребителей инфы (статус организации, ветвь, положение, образование, профессия, возраст, дол­жность лица);

число воззваний

к хронологическим группам документов (различных истори­ческих периодов);

по различным темам исследования;


к различным видам исторических источников;

к каждому фонду за год;

к Анализ использования архивных документов фондам различных категорий за год;

по формам использования;

по формам реализации инфы (выписки, копиро­вание, публикации и т.д.). Все эти абсолютные величины имеют смысл, если может быть по­строить динамические ряды за пару лет и даже десятилетий.

Полное количество воззваний юзеров в архив за год свидетельствует о возможности Анализ использования архивных документов архива удовлетворять информаци­онные потребности1 общества и уровне организации использова­ния документов.

Данные о потребителях инфы нужны для того, чтоб найти категории потребителей инфы. Потреби­телями могут быть как физические, так и юридические лица. Юри­дические лица (учреждения, организации, предприятия), кото­рые уполномочили собственных служащих работать Анализ использования архивных документов в архиве, называ­ются в запросах и воззваниях организации в архив. Для физичес­ких лиц выявляются профессия, образование, должность, пореже, возраст, место проживания. Как проявили последние исследования, значимая толика исследователей имеет довольно высо­кий проф уровень, особое военное либо воен­но-историческое образование. Совместно с тем велик процент и не­профессиональных Анализ использования архивных документов исследователей (представители компаний и лица, специализирующиеся по личным заявлениям) — 17-28% об­щего числа исследователей. Из этого следует, что архиву необхо­димо обмыслить работу с этой категорией потребителей — изда­вать дополнительные направленные на определенную тематику и фондовые справочники, схе­мы НСА, проводить консультации.

Следует также направить повышенное внимание на новые категории потребителей Анализ использования архивных документов инфы: политические партии, церковь и ре­лигиозные организации, конторы и другие негосударственные струк­туры. Принципиально также смотреть за зарубежными учебными, научны­ми и публичными организациями, по заданиям которых ве­дется работа исследователей в архивах. Учет их запросов важен для установления интернациональных контактов и роли в международ­ных исследовательских Анализ использования архивных документов проектах.

Анализ числа воззваний по темам использования, по хроно­логии применяемых документов; числа воззваний к отдельным фондам и категориям фондов, также числа воззваний по видам источников позволяет судить о потребности общества в ретро­спективной документной инфы.

Информационная потребность — это беспристрастная необходимость получе­ния сведений, способных ответить на вопросы, возникающие Анализ использования архивных документов в деятельности людей либо учреждений.


Эффективность использования документов.Под эффективнос­тью использования понимают результативность внедрения по­требителем приобретенной им инфы. Эффективность может измеряться в числовых величинах, к примеру в рублях (сумма эко­номического эффекта, приобретенного от воззвания к архивным документам). Но, обычно, эффективность использова­ния измеряется в неколичественных показателях. О Анализ использования архивных документов ней можно судить по качеству публикаций документов, по научному резо­нансу, вызванному исследовательскими работами, приготовленными на базе исследования архивных источников.

Эффективность использования измеряется как в количествен­ных, так и в высококачественных показателях.

Количественными показателями являются:

отношение количества единиц хранения в архиве к количеству использованных единиц хранения (по годам Анализ использования архивных документов, пяти- и десятилет­ним периодам, за весь период работы архива). Под использован­ными делами в этом случае предполагаются как дела, зака­занные исследователями, так и дела, затребованные архивиста­ми, к примеру для выполнения запросов, подготовки выставок, теле- и радиопередач и др.;

дела количества использованных дел к количеству ре Анализ использования архивных документов­зультативно использованных дел (по годам либо другим периодам). Под действенно использованными делами предполагаются дела, из которых изготовлены выписки, копии документов либо под­готовлены публикации документов, дела, на которые имеются ссылки в научных исследовательских работах;

отношение количества учреждений, к которым архив обратил­ся с информационными письмами, к количеству учреждений, обратившихся в архив Анализ использования архивных документов с запросами по собственной истории либо заказав­шими копии документов. Этот показатель отражает эффективность работы архива по деятельному информированию потенциаль­ных потребителей.

К неколичественным показателям относятся оценка свойства пуб­ликаций документов архива, также отклик научного общества на монографии, статьи и другие исследования, приготовленные на базе документов архива Анализ использования архивных документов. Об этих показателях можно судить по рецензиям, дискуссионным статьям и другим источникам.

Более принципиальным показателем является результативность ис­пользования — отношение общего числа заказанных дел к числу дел, из которых исследователями изготовлены выписки, копии, пуб­ликации и т.д.

Вкупе с тем об эффективности использования можно судить и по абсолютным величинам Анализ использования архивных документов — количеству публикаций, подготовлен­ных по документам архива; по фондам; количеству ссылок в науч­ных работах на документы архива; количеству копий, снятых с до­кументов архива. Эти данные даются по годам, по фондам и т.д.





Не считая того, в абсолютных величинах, обычно, определяют экономическую эффективность использования документов. Эко­номический эффект Анализ использования архивных документов измеряется в рублях и подсчитывается потре­бителем инфы, обычно, на базе его своей методики.

Принципиальным моментом анализа эффективности использования яв­ляется исследование отказов в предоставлении ретроспективной доку­ментной инфы. Это могут быть отказы в выдаче заказанных исследователями дел, отрицательные ответы на запросы. Необхо­димо установить отношение заказанных дел Анализ использования архивных документов к выданным, а так­же, самое главное, — предпосылки отказов. Типология этих обстоятельств уже выявлена исследователями. К ним относятся:

отсутствие данных документов в архиве в случаях, если запрос является непрофильным для архива либо документы выделены к уничтожению;

отсутствие сведений о документах в научно-справочном аппа­рате либо искаженные сведения Анализ использования архивных документов в научно-справочном аппарате (к примеру, неправильный шифр на каталожной карточке);

ошибки фондирования и профилирования (рассредотачивания до­кументов по архивам), когда исследователь дезориентирован вслед­ствие того, что в фонде хранятся документы других фондообразо-вателей и др.;

ошибки юзера, не обладающего методикой архивной эв­ристики и не знакомого с системой НСА Анализ использования архивных документов архива;

ограничение доступа к документам. Эта причина действует не только лишь в случае засекречивания документов, да и в случае их пло­хого физического либо санитарного состояния, также в случае, если документы не описаны и хранятся в россыпи.

На базе анализа выясняются более животрепещущие предпосылки отказов для данного архива.

Формы Анализ использования архивных документов учета документов. Результаты анализа использования до­кументов в архиве зависят от точности и аккуратности ведения форм первичного учета.

Существующая система унифицированной документации по ар­хивному делу предугадывает единые формы учета использова­ния РДИ, которые разделяются на:

первичные;

обобщающие;

итоговые документы.

Ведение этих форм непременно как в ведомственном, так и Анализ использования архивных документов в муниципальном архиве.

Формы учета использования документов в архивах приведены в табл. 10.

П е р в и ч н ы е ф о р м ы учета и с п о л ь з о в а н и я доку-м е н т о в Анализ использования архивных документов заполняются или сотрудником отдела использования либо читального зала, или самим исследователем.


Таблица 10

Первичные формы учета использования документов Обобщающие формы учета использования документов Итоговые документы по учету использования
в ведомственном архиве в муниципальном архиве
1. Журнальчик учета приготовленных информацион­ ных документов 2. Журнальчик учета культурно-про­ светительских и пропаганди­стских меропри­ятий (лекций, экскурсий, выставок Анализ использования архивных документов) 3. Журнальчик регистрации выданных копий, архив­ ных справок и выписок из документов 4. Журнальчик либо контрольная картотека учета социально-пра­ вовых запросов 5. Журнальчик регистрации исследователей и посещений читального зала 1. Карточка учета форм использования документов (выставка, экскурсионная поездка, лекция, ини­ циативная информация) 2. Карточка учета тем иссле­ дований в чита­ льном зале 3. Журнальчик Анализ использования архивных документов регистрации юзеров (исследовате­ лей) в читаль­ ном зале. 4. Требования на выдачу дел 5. Личное дело юзера (исследователя) (письмо учрежде­ ния либо личное заявление о допуске в читальный зал, анкета пользо­вателя, заказы на выдачу опи­сей и дел, зака- Сводные таблицы: работы архива по формам использования по годам Анализ использования архивных документов; количества поступивших и исполненных запросов (по годам, пери­одам); к а т е -горий потреби­телей информа­ции (по годам); темы исследовательских работ (по годам); количества публикаций по видам; количества использованных фондов (по годам) и дел (по фондам, по годам); количества выданных копий (по годам); и другие (на усмотрение архива) Аналитические Анализ использования архивных документов обзоры, науч­ные отчеты, заключения, графики, диаграммы (по годам, по архивам и т. д.)

Окончание табл. 10

Первичные формы учета использования документов Обобщающие формы учета использования документов Итоговые документы по учету использования
в ведомственном архиве в муниципальном архиве
6. Книжка выдачи дел из хранилища 7. Лист исполь­ зования дела 8. Личное дело исследователя Анализ использования архивных документов (письмо орга­ низации, анке­ та исследова­ теля, заказы на выдачу дел и копирование) зы на выдачу описей и дел, заказы на копирование документов). 6. Картотека либо журнальчик регистрации запросов русских либо зарубежных юзеров (физических либо юридических лиц) 7. Журнальчик письменных воззваний людей, посту­ пивших через приемную. 8. Карточка учета изданий архива 9. Лист Анализ использования архивных документов использования дела

В процессе выполнения запросов людей и организаций сотруд­никами отдела использования ведется картотека либо журнальчик реги­страции запросов. Отдельная картотека (журнальчик) может вестись на запросы физических и юридических лиц; на запросы русских и зарубежных юзеров; на социально-правовые запросы (в свя­зи с необходимостью контроля сроков их Анализ использования архивных документов выполнения); на заявле­ния людей, передаваемые через приемную, а не по почте. В кар­тотеке указываются фамилия, имя, отчество заявителя (либо назва­ние учреждения, если это юридическое лицо); дата и регистраци­онный номер документа; вид запроса (направленный на определенную тематику, персональ­ный, социально-правовой, консульский и др.); тема, испол Анализ использования архивных документов-


нитель, контрольная дата; содержание ответа; дата посылки ответа заявителю, номера использованных для ответа фондов и дел, при­ложения к ответу (копия, архивная выписка, список и др.), также другие сведения. Для удобства наполнения журнальчика регистра­ции запросов целенаправлено заблаговременно создать список тем за­просов (очевидно, примерный) и типологии запросов Анализ использования архивных документов (виды за­просов). Записи в журнальчик (картотеку) регистрации запросов вносят­ся в момент получения запроса и после его выполнения. Если по разрешению директора архива срок выполнения запроса был про­длен, отметка об этом также делается в журнальчике (картотеке).

Из-за огромного количества первичных форм учета воспользоваться докумен­тами Анализ использования архивных документов удобнее в читальном зале, где юзер сначала знакомится с журнальчиком регистрации юзеров читального зала, в каком он должен указать дату воззвания в архив, свои фа­милию, имя и отчество и поставить подпись. После чего он предъявляет сотруднику читального зала письмо-отношение от учреждения либо учебного заведения, в каком Анализ использования архивных документов указана тема ис­следования, цель занятий и просьба разрешить работать в архиве. Если воззвание в архив носит личный нрав и письма-отно­шения нет, юзера требуют написать личное заявление на имя директора архива с изложением темы и цели занятий. При изменении темы исследования он должен написать новое заяв­ление Анализ использования архивных документов. Зарубежные исследователи могут быть оформлены либо на основании письма забугорной научной организации, либо письма принимающей исследователя русской организации, либо письма дипломатичного консульства, либо личного заявления. После чего исследователя ознакомят с правилами работы в читальном зале муниципальных архивов и предложат заполнить анкету исследователя. В анкете указывается фамилия ис­следователя, год рождения, место Анализ использования архивных документов работы и должность, образова­ние, ученая степень и звание, тема и цель исследования, направ­ление использования, контактные данные. В конце анкеты ис­следователь должен дать расписку в том, что он обязуется не нарушать правил работы читального зала, ссылаться на все до­кументы архива, применяемые в работе, предоставить архиву экземпляр исследования Анализ использования архивных документов, не публиковать документы без догово­ра с архивом и т.д.

На каждого юзера в читальном зале заводится личное дело, в которое врубаются последующие документы:

официальное письмо либо заявление с резолюцией директора архива о допуске в читальный зал;

анкета с обязательством юзера о соблюдении правил работы с документами, в Анализ использования архивных документов том числе содержащими конфиденци­альную информацию;

требования на выдачу описей и дел;

заказы на копирование документов.





Данные из личного дела юзера в конце года для удоб­ства учета использования обобщаются и формализуются в специ­альной форме — карточке учета юзеров и тем исследовательских работ. В карточку вносятся Анализ использования архивных документов тема исследования, фамилия, имя и отчество юзера, номер личного дела, его должность, ученая сте­пень, звание, учреждение, которым командирован юзер, время занятий, цель занятий, цель использования, номера всех использованных фондов и дел.

Как было сказано выше, для получения дел нужно запол­нить требование на выдачу дел. Требование является не Анализ использования архивных документов только лишь доку­ментом, в каком фиксируются итоги вашей работы по эвристике (номер и заглавие фонда, номер описи, номер дела, номер мик­рофильма, если он указан в описи, заголовок и последние даты тре­буемых дел) и ставится виза, разрешающая выдачу дел, но также указываются предпосылки отказа либо отсрочки в Анализ использования архивных документов доступе к делам. Тре­бование также является формой учета использования документов, потому нужно пристально отнестись к наполнению первой части требования, в какой должны быть указаны фамилия пользо­вателя, тема, цель использования и форма реализации информа­ции. Последние две группы сведений в современных требованиях уже перечислены, их следует только выделить.

При получении дела Анализ использования архивных документов юзер знакомится с листом исполь­зования дела, в заголовке которого приведено заглавие дела и его архивный шифр. Лист использования дела является ценным ис­ториографическим источником, в каком указаны статьи, мо­нографии и труды видных деятелей науки, которые также зани­мались исследованием этой темы. Если лист использования чист Анализ использования архивных документов, означает юзер является первым, кто приступил к исследо­ванию данной темы.

Заполнять лист использования лучше, когда работа с делом уже закончена. В неких архивах дела не сдаются в хранилище, пока юзер не заполнил лист использования каждого дела. В нем должны быть указаны дата использования, фамилия юзера, нрав использования (копирование Анализ использования архивных документов, выписки, просмотр) и, хотя бы примерно, номера использованных листов.

Работа по копированию документов учитывается в специаль­ном журнальчике учета выдачи копий.

Издательская деятельность архива учитывается при помощи кар­точки учета изданий архива. В карточке учета изданий фиксируют­ся заглавие издания, его тип и вид, наименования учреждений, уча­ствующих в Анализ использования архивных документов его подготовке, редколлегия, составители, выходные данные, тираж, сведения о рецензиях и др. Карточка ведется в издательском отделе.

Работа архива по проведению выставок, экскурсий, лекций, деятельному информированию регится при помощи карточки учета форм использования документов. В карточке, со-226


ставляемой на каждое мероприятие (выставку, экскурсионную поездку, лек­цию, деятельное письмо Анализ использования архивных документов и т.д.), указываются форма и цель использования, тема, место проведения мероприятия, дата, ко­личество гостей, время звучания (для телепередач и т.д.), степень роли архива, вид приготовленного информационного документа, также шифры использованных при подготовке ме­роприятий фондов и дел.

В конце концов, по желанию архивиста могут вестись особый Анализ использования архивных документов журнальчик учета приготовленных информационных документов, жур­нал учета культурно-просветительских мероприятий, журнальчик реги­страции выдачи архивных справок, выписок и копий.

По окончании года сведения первичных учетных форм сумми­руются и анализируются. Для этого составляются о б о б щ а ю щ и е ф о р м ы учета Анализ использования архивных документов и с п о л ь з о в а н и я д о к у м е н т о в . В государ­ственном архиве, где ведется большая работа по всем направле­ниям и формам использования, для всестороннего анализа этой работы рекомендуется создание специального отдела научной инфы Анализ использования архивных документов и использования, в который по окончании года дол­жны стекаться все первичные документы по учету использования (из читального зала, отдела публикации и других структурных подразделений), не считая листов использования дел, которые под­шиты в дело и находятся в хранилище. Но эта работа может про­водиться и в отделе Анализ использования архивных документов использования.

На данном шаге составляются сводные статистические табли­цы. Необходимо подчеркнуть, что форма и состав данных этих таблиц в отличие от первичных форм учета использования нормативно нигде не закреплены, потому архиву следует без помощи других решить, по каким фронтам использования документов важнее всего проанализировать д а н н ы е Анализ использования архивных документов . Ч е м больше этих н а п р а в л е н и й , тем боль­шая предстоит работа. Каждый архив разрабатывает свою методи­ку, но на базе исследования опыта нескольких архивов можно дать несколько советов:

следует более исчерпывающе и много создать состав по­казателей каждой сводной таблицы и Анализ использования архивных документов не изменять ее формуляра, по последней мере, в течение ряда лет. В неприятном случае работа по составлению итоговых и сводных документов за пару лет бу­дет осложнена: придется сводить воедино противоречивые показа­тели;

все сведения по каждому показателю сводных таблиц лучше суммировать за год (к примеру, количество выставок Анализ использования архивных документов за год, коли­чество выданных дел за год и т.д.), хотя существует ряд показате­лей, по которым любопытно просчитать динамику в течение года (к примеру, сезонные колебания числа гостей читального зала). Вкупе с тем, для того чтоб представить сколько-либо достоверную картину использования РДИ в архиве, следует Анализ использования архивных документов при­вести сводные данные за 5 —10 лет, по другому вся трудозатратная статис-227


тическая работа окажется напрасной; для надежности можно ис­пользовать временные графики;

так как настоящий анализ использования документов в архиве — неописуемо трудозатратная работа, нужно приобрести компьютер и освоить статистические программки — электрические таблицы.

Приведем вероятные сводные характеристики по использованию Анализ использования архивных документов документов, составленных в различных архивах: по данным Россий­ского муниципального архива экономики (табл. 11) и по данным Русского муниципального военного архива (табл. 12).

Таблица 11

Показатель Черта показателя
Динамика поступления направленных на определенную тематику запросов (за 30 лет) (1961-1990) Количество поступивших запросов в год Количество запросов по темам Исследование истории войсковых частей, соединений, учреждений и военных Анализ использования архивных документов компаний Исследование истории населенных пт, районов и областей Создание и пополнение фондов и экспозиций, фондовая работа Запросы по вопросам реабилитации русских военных, партийных и муниципальных деятелей Увековечивание памяти погибших воинов
Главные статистические данные по использованию документов исследо­вателями в читальном зале (за 5 лет) Полное количество выданных единиц хранения в год Анализ использования архивных документов, в том числе дел; микрофильмов Средняя выдача дел на 1-го человека в год

Таблица 12

Показатель Черта показателя
Количество воззваний по целям исследо­вания (за 5 лет) Число воззваний за год; число взятых исследователями дел за год; число интенсивно использованных дел за год (из которых изготовлены выписки, копии); число не выданных Анализ использования архивных документов дел за год
Категории потребителей инфы Органы управления, НИИ, учебные заведения, хозяйственные органы, учреждения армии, архивы, музеи, библиотеки

Продолжение табл. 12

Показатель Черта показателя
Темы исследовательских работ Ленин, его соратники История партии Государственный вопрос Социальные слои населения Государственное управление Планирование и ценообразование организации, издательства, прочее Финансирование Индустрия Сельское хозяйство Транспорт Анализ использования архивных документов Лесное хозяйство Геология Связь Строительство и архитектура Внутренняя торговля Наружняя торговля Кооперация Заготовки Наука Культура, издательское дело Образование, НТИ, библиотеки, архивы Здравоохранение История учреждений Биография исторических личностей Армия
Виды использованных документов (за 5 лет) Законодательные; Распорядительные; Материалы: нормативные информационно-аналитические Протоколы; Переписка: плановая отчетная первичная учетная; акты
Формы реализации Анализ использования архивных документов инфы (за 5 лет) Научные цели: монографии; кандидатские диссертации; докторские диссертации; дипломы; доклады, статьи; сборники документов


Окончание табл. 12

Показатель Черта показателя
Народно-хозяйственные цели:
отчеты по теме;
многообещающий план;
аналитическая справка;
служебный доклад;
информационное письмо
Другие формы использования:
выставки;
списки, копии;
радио-, TV-передачи;
статьи для периодики
всего Анализ использования архивных документов
всего по целям

Итоговые документы по учету и с п о л ь з о в а н и я д о к у м е н т о в (аналитические обзоры, отчеты по научным пла­нам) могут создаваться как в самом архиве, так и за его предела­ми Анализ использования архивных документов (в органах управления архивным делом, ВНИИДАД, Росархи-ве). Если сводные статистические таблицы должны составляться в архиве раз в год, то аналитические документы, составленные на базе таблиц, разрабатываются один раз в 5 —10 лет. Обычно, работа ведется в рамках отдельной научной темы. В итоговых доку­ментах анализируются данные таблиц, выделяются более важ Анализ использования архивных документов­ные тенденции использования и интерпретируются данные, уста­навливается зависимость меж теми либо другими показателями.


analiz-ispolzovaniya-razrabotki.html
analiz-ispolzovaniya-trudovih-resursov-oao-neftyanaya-kompaniya-tarkosaleneftegaz-kursovaya-rabota.html
analiz-ispolzovaniya-vnebyudzhetnih-sredstv.html